Thời điểm từ quý I đến quý II hằng năm thường là giai đoạn cao điểm các nhà đầu tư đến từ Hàn Quốc, Nhật Bản và Singapore đẩy mạnh kế hoạch mở rộng hoạt động kinh doanh tại Việt Nam.

Tuy nhiên, trong quá trình chuẩn bị hồ sơ, bước khiến nhiều doanh nghiệp gặp vướng mắc nhất lại chính là hợp pháp hóa lãnh sự các giấy tờ pháp lý của công ty mẹ ở nước ngoài trước khi nộp cho cơ quan có thẩm quyền tại Việt Nam.

Dưới đây là những tài liệu quan trọng doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý.

1. Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (Certificate of Incorporation)

Đây là tài liệu bắt buộc để chứng minh tư cách pháp nhân của công ty mẹ tại nước ngoài.

Khi nộp hồ sơ đầu tư tại Việt Nam, cơ quan đăng ký đầu tư thường yêu cầu:

• Bản sao hợp lệ của giấy chứng nhận

• Được chứng nhận lãnh sự tại nước sở tại

• Được hợp pháp hóa lãnh sự để sử dụng tại Việt Nam

• Dịch sang tiếng Việt và công chứng theo quy định

Thiếu một trong các bước trên, hồ sơ có thể bị yêu cầu bổ sung hoặc trả lại.

2. Điều lệ công ty (Articles of Association)

Trong trường hợp góp vốn thành lập công ty mới hoặc mở chi nhánh, cơ quan chức năng có thể yêu cầu điều lệ công ty để xác định:

• Ngành nghề kinh doanh của công ty mẹ

• Người đại diện theo pháp luật

• Thẩm quyền ký kết và quyết định đầu tư

Tương tự như giấy đăng ký kinh doanh, điều lệ công ty cũng cần thực hiện đầy đủ quy trình chứng nhận và hợp pháp hóa trước khi sử dụng tại Việt Nam.

3. Báo cáo tài chính (Financial Statements)

Khi xin cấp Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư (IRC), cơ quan nhà nước thường yêu cầu nhà đầu tư nước ngoài chứng minh năng lực tài chính.

Thông thường, doanh nghiệp sẽ cần chuẩn bị:

• Báo cáo tài chính của 1–2 năm gần nhất; hoặc

• Xác nhận số dư tài khoản ngân hàng

Các tài liệu này đều phải được chứng nhận và hợp pháp hóa lãnh sự trước khi nộp trong hồ sơ đầu tư.

4. Quyết định góp vốn và bổ nhiệm người đại diện

Nếu công ty mẹ cử người đại diện phần vốn góp tại Việt Nam, các giấy tờ sau có thể được yêu cầu:

• Quyết định bổ nhiệm

• Văn bản ủy quyền

• Hộ chiếu của người đại diện

Tùy từng trường hợp cụ thể, các tài liệu này cũng cần thực hiện chứng nhận và hợp pháp hóa theo đúng quy trình.

Vì sao bắt buộc phải hợp pháp hóa lãnh sự?

Theo quy định của pháp luật Việt Nam, giấy tờ do cơ quan nước ngoài cấp muốn được công nhận và sử dụng hợp pháp tại Việt Nam phải trải qua đầy đủ các bước:

1. Chứng nhận lãnh sự tại nước cấp

2. Hợp pháp hóa lãnh sự tại cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài

3. Dịch thuật sang tiếng Việt và công chứng tại Việt Nam

Nếu thiếu bất kỳ bước nào, hồ sơ góp vốn hoặc đầu tư có thể bị trả lại, yêu cầu bổ sung hoặc kéo dài thời gian xử lý.

Lưu ý đối với nhà đầu tư Hàn Quốc, Nhật Bản và Singapore

Dù Hàn Quốc, Nhật Bản và Singapore đều là thành viên của Hague Conference on Private International Law và áp dụng cơ chế Apostille, nhưng khi sử dụng giấy tờ tại Việt Nam, trong nhiều trường hợp vẫn phải thực hiện theo quy trình phù hợp với yêu cầu của cơ quan Việt Nam.

Vì vậy, doanh nghiệp nên kiểm tra rõ loại tài liệu và mục đích sử dụng trước khi tiến hành thủ tục, tránh làm sai quy trình hoặc thiếu bước cần thiết.

Khuyến nghị cho doanh nghiệp chuẩn bị đầu tư

Để hạn chế các rủi ro như:

• Hồ sơ bị từ chối do sai thẩm quyền ký

• Thực hiện sai quy trình chứng nhận

• Thiếu bước hợp pháp hóa lãnh sự

• Tài liệu hết thời hạn hiệu lực

Doanh nghiệp nên chủ động xây dựng kế hoạch xử lý giấy tờ ngay từ giai đoạn chuẩn bị đầu tư.

Nếu đang chuẩn bị hồ sơ góp vốn, thành lập công ty hoặc mở chi nhánh tại Việt Nam, việc rà soát trước danh mục tài liệu cần hợp pháp hóa sẽ giúp tiết kiệm đáng kể thời gian và chi phí xử lý hồ sơ.