Trong bối cảnh hội nhập quốc tế ngày càng sâu rộng, nhu cầu sử dụng hồ sơ, tài liệu và giấy tờ do Việt Nam cấp tại châu Âu và nhiều quốc gia trên thế giới đang gia tăng rõ rệt. Các mục đích như du học, làm việc, định cư hoặc đăng ký kết hôn ở nước ngoài đều đòi hỏi hồ sơ phải được chuẩn hóa và chứng nhận đúng quy định. Trong quá trình chuẩn bị, câu hỏi mà khách hàng thường xuyên đặt ra là: “Có phải mọi giấy tờ đều bắt buộc phải hợp pháp hóa lãnh sự hoặc Apostille trên bản gốc hay không?” Theo quy định pháp lý hiện hành và kinh nghiệm xử lý thực tế, câu trả lời là: KHÔNG bắt buộc trong mọi trường hợp — nhưng cũng KHÔNG thể áp dụng bản sao cho tất cả giấy tờ. Việc lựa chọn bản gốc hay bản sao công chứng phải dựa trên bản chất pháp lý của tài liệu, mục đích sử dụng và yêu cầu của cơ quan tiếp nhận tại châu Âu.

Đối với phần lớn giấy tờ sử dụng tại châu Âu, thủ tục được áp dụng phổ biến là Apostille theo Công ước La Hay 1961, thay cho quy trình hợp pháp hóa lãnh sự truyền thống. Cần hiểu đúng rằng Apostille không xác nhận nội dung giấy tờ, mà chỉ chứng nhận chữ ký, con dấu và thẩm quyền của người ký trên tài liệu. Vì vậy, xét trên phương diện pháp lý, Apostille có thể được cấp trên bản gốc hoặc bản sao công chứng hợp lệ. Tuy nhiên, việc lựa chọn hình thức thực hiện cần dựa trên đánh giá chuyên môn đối với từng loại hồ sơ, thay vì quyết định theo sự thuận tiện, nhằm tránh rủi ro bị cơ quan nước ngoài yêu cầu thực hiện lại từ đầu.

Qua thực tiễn xử lý hồ sơ, có thể thấy nhóm giấy tờ hộ tịch và giấy tờ nhân thân như khai sinh, đăng ký kết hôn, xác nhận tình trạng hôn nhân và lý lịch tư pháp thường được cơ quan tại châu Âu ưu tiên hoặc yêu cầu trực tiếp bản gốc/trích lục gốc khi thực hiện Apostille. Đây là các tài liệu có giá trị pháp lý nền tảng, gắn trực tiếp với nhân thân và quyền dân sự, thường dùng trong hồ sơ cư trú, kết hôn và định cư nên tiêu chuẩn tiếp nhận ở mức cao. Việc sử dụng bản sao công chứng cho nhóm này có thể dẫn đến nguy cơ bị yêu cầu bổ sung hoặc bị từ chối tiếp nhận hồ sơ.

Ngược lại, với bằng cấp, bảng điểm và chứng chỉ học tập hoặc chuyên môn, nhiều cơ sở giáo dục và tổ chức tuyển dụng tại châu Âu chấp nhận Apostille trên bản sao công chứng, với điều kiện bản sao được chứng thực đúng thẩm quyền, nội dung rõ ràng và không có dấu hiệu chỉnh sửa. Điểm cần nhấn mạnh là không phải mọi hồ sơ học tập đều bắt buộc dùng bản gốc, và việc sử dụng bản sao hợp lệ giúp giảm thiểu rủi ro thất lạc văn bằng gốc và tối ưu chi phí.

Đối với hồ sơ doanh nghiệp như đăng ký kinh doanh, điều lệ công ty, quyết định bổ nhiệm, hợp đồng hoặc nghị quyết nội bộ, thông lệ thực hiện chứng nhận quốc tế chủ yếu dựa trên bản sao công chứng. Đây được xem là phương án phù hợp với chuẩn tiếp nhận của đa số cơ quan nước ngoài, đồng thời giúp doanh nghiệp bảo toàn tài liệu gốc phục vụ lưu trữ pháp lý lâu dài. Trong thực tế, yêu cầu Apostille trực tiếp trên bản gốc đối với giấy tờ doanh nghiệp là không phổ biến.

Một yếu tố chuyên môn mang tính quyết định nhưng thường bị bỏ qua là: tiêu chí tiếp nhận phụ thuộc vào CƠ QUAN xử lý hồ sơ, không chỉ phụ thuộc vào QUỐC GIA. Trường đại học, cơ quan di trú, cơ quan hộ tịch hay tòa án có thể áp dụng tiêu chuẩn khác nhau cho cùng một loại giấy tờ. Điều này đồng nghĩa với việc không tồn tại một quy chuẩn chung cho mọi bộ hồ sơ, và việc áp dụng kinh nghiệm truyền miệng hoặc suy đoán dễ dẫn đến sai sót, khiến hồ sơ phải điều chỉnh hoặc làm lại.

Từ góc độ đơn vị chuyên môn trong lĩnh vực hợp pháp hóa lãnh sự tại Việt Nam, Hopphaphoalanhsu.vn khuyến nghị: mỗi bộ hồ sơ cần được rà soát trước khi thực hiện Apostille hoặc hợp pháp hóa lãnh sự. Không phải mọi giấy tờ đều cần xử lý trên bản gốc; bản sao công chứng hoàn toàn có giá trị pháp lý khi dùng đúng loại tài liệu và đúng mục đích. Ngược lại, lựa chọn sai hình thức chứng nhận có thể dẫn đến bị từ chối hồ sơ, kéo dài thời gian xử lý và phát sinh chi phí không cần thiết. Giải pháp an toàn và chuyên nghiệp nhất luôn là đánh giá đúng yêu cầu tiếp nhận và bản chất pháp lý của từng giấy tờ trước khi triển khai thủ tục.

📌 Dịch vụ Hợp pháp hóa/Chứng nhận lãnh sự giấy tờ – Legalization Services
📞 0966 37 35 32 | (+84) 243 5626 100
📩 [email protected]
🌐 https://www.hopphaphoalanhsu.vn