Từ ngày 11/9/2026, Việt Nam chính thức thực hiện Công ước La Hay ngày 05/10/1961 về miễn hợp pháp hóa đối với giấy tờ công của nước ngoài (Công ước Apostille).

Đây là một thay đổi rất đáng chú ý đối với cá nhân, doanh nghiệp và tổ chức có nhu cầu sử dụng giấy tờ, tài liệu được cấp tại Việt Nam tại nước ngoài.

Thay vì phải thực hiện quy trình chứng nhận lãnh sự và hợp pháp hóa lãnh sự tại nhiều cơ quan như trước đây, đối với giấy tờ thuộc phạm vi áp dụng của Công ước và được sử dụng tại quốc gia có quan hệ áp dụng với Việt Nam, người sử dụng có thể thực hiện thủ tục cấp chứng nhận Apostille.

Điều này giúp giảm đáng kể số bước cần thực hiện, đặc biệt trong những trường hợp trước đây phải hợp pháp hóa giấy tờ tại cơ quan đại diện ngoại giao của nước sử dụng giấy tờ.

1. Apostille là gì?

Apostille không phải là xác nhận nội dung của giấy tờ.

Chứng nhận Apostille là chứng nhận của cơ quan có thẩm quyền nhằm xác nhận nguồn gốc của giấy tờ công, cụ thể là:

• Tính xác thực của chữ ký trên giấy tờ;
• Chức danh của người ký;
• Thẩm quyền của người ký;
• Con dấu hoặc dấu đóng trên giấy tờ, nếu có.

Nói cách dễ hiểu, Apostille giúp cơ quan có thẩm quyền của nước tiếp nhận xác định giấy tờ thực sự được cấp/ký bởi cơ quan hoặc người có thẩm quyền, thay vì phải thực hiện thêm thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự tại cơ quan đại diện của nước đó.

Lưu ý quan trọng

Apostille không đồng nghĩa với việc cơ quan nước ngoài bắt buộc phải chấp nhận nội dung giấy tờ.

Apostille chỉ chứng nhận nguồn gốc và tính xác thực về chữ ký, chức danh, con dấu... của giấy tờ.

Cơ quan, tổ chức tại nước sử dụng giấy tờ vẫn có thể yêu cầu:

• Bản dịch;
• Bản dịch sang ngôn ngữ của nước tiếp nhận;
• Hình thức bản sao nhất định;
• Giấy tờ bổ sung;
• Hoặc các điều kiện khác theo pháp luật và quy định của cơ quan tiếp nhận.

Vì vậy, trước khi làm Apostille, cần xác định rõ giấy tờ sẽ được sử dụng ở đâu và dùng cho mục đích gì.

2. Những giấy tờ Việt Nam nào có thể được cấp Apostille?

Về nguyên tắc, giấy tờ công của Việt Nam thuộc phạm vi Công ước có thể được cấp Apostille.

Các nhóm giấy tờ đáng chú ý gồm:

① Giấy tờ trong hoạt động tố tụng và thi hành án

Ví dụ:

• Bản án;
• Quyết định;
• Văn bản tố tụng của Tòa án, Viện kiểm sát, Cơ quan điều tra;
• Quyết định, biên bản, văn bản của cơ quan thi hành án;
• Vi bằng và các văn bản do Thừa phát lại, Thừa hành viên lập khi thực hiện nhiệm vụ;
• Các giấy tờ khác thuộc nhóm này theo quy định.

② Giấy tờ hành chính

Bao gồm nhiều loại giấy tờ thường xuyên được sử dụng trong hồ sơ nước ngoài, chẳng hạn:

• Giấy tờ hộ tịch;
• Giấy tờ về quốc tịch;
• Giấy tờ về nuôi con nuôi;
• Phiếu lý lịch tư pháp;
• Văn bằng, chứng chỉ;
• Giấy xác nhận kết quả học tập, nghiên cứu;
• Giấy khám sức khỏe;
• Giấy chứng nhận y tế;
• Kết luận giám định y khoa;
• Các giấy tờ hành chính khác do cơ quan nhà nước hoặc tổ chức được Nhà nước phân cấp, ủy quyền cấp hoặc chứng nhận.

③ Văn bản công chứng

Ví dụ:

• Hợp đồng;
• Giao dịch;
• Bản dịch công chứng;
• Bản sao đã được công chứng.

④ Văn bản chứng thực

Bao gồm:

• Bản sao chứng thực từ bản chính;
• Chứng thực chữ ký;
• Chứng thực chữ ký người dịch;
• Chứng thực hợp đồng, giao dịch.

⑤ Các giấy tờ công khác

Các giấy tờ do cơ quan, tổ chức hoặc người có thẩm quyền của Việt Nam lập, cấp hoặc chứng nhận trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ theo quy định pháp luật cũng có thể thuộc phạm vi cấp Apostille.

Do đó, không nên chỉ dựa vào tên của giấy tờ để kết luận “làm Apostille được hay không”. Cần kiểm tra cả cơ quan cấp, hình thức giấy tờ, chữ ký, con dấu và mục đích sử dụng.

3. Cơ quan nào của Việt Nam cấp Apostille?

Theo quy định hiện hành, tại Việt Nam có 2 cơ quan có thẩm quyền cấp chứng nhận Apostille:

• Cục Lãnh sự – Bộ Ngoại giao
• Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh

Đây là điểm khách hàng cần đặc biệt lưu ý:

Đơn vị dịch vụ không phải là cơ quan cấp Apostille.

Đơn vị tư vấn/dịch vụ như chúng tôi có thể hỗ trợ khách hàng:

• Kiểm tra giấy tờ có thuộc diện Apostille hay không;
• Kiểm tra tình trạng chữ ký, con dấu và hình thức giấy tờ;
• Tư vấn quy trình;
• Chuẩn bị hồ sơ;
• Thực hiện các bước dịch vụ theo ủy quyền/phù hợp quy định;
• Nhận và bàn giao kết quả cho khách hàng.

Còn chứng nhận Apostille chính thức được cấp bởi cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

4. Không phải giấy tờ Việt Nam nào cũng được cấp Apostille

Có hai trường hợp cần phân biệt:

A. Giấy tờ không thuộc phạm vi cấp Apostille

Một số nhóm giấy tờ không thuộc phạm vi Công ước, trong đó có:

• Giấy tờ do viên chức ngoại giao hoặc viên chức lãnh sự của Việt Nam lập, cấp trong quá trình thực hiện chức năng ngoại giao, lãnh sự;
• Một số giấy tờ hành chính liên quan trực tiếp đến hoạt động thương mại hoặc hải quan theo quy định;
• Giấy tờ không do cơ quan, tổ chức hoặc người có thẩm quyền lập, cấp hoặc chứng nhận và chưa được công chứng, chứng thực;
• Giấy tờ công do cơ quan, tổ chức hoặc người có thẩm quyền của nước ngoài lập, cấp hoặc chứng nhận.

Đặc biệt, giấy tờ nước ngoài không thể trở thành giấy tờ Việt Nam để xin Apostille của Việt Nam.

B. Những giấy tờ thuộc phạm vi Apostille nhưng vẫn không đủ điều kiện cấp

Ngay cả khi giấy tờ thuộc nhóm giấy tờ công, cơ quan có thẩm quyền vẫn có thể từ chối cấp Apostille nếu giấy tờ có vấn đề về tính hợp lệ hoặc tính xác thực.

Các trường hợp đáng chú ý gồm:

• Giấy tờ bị tẩy xóa, sửa chữa hoặc làm sai lệch nội dung trái phép;
• Có căn cứ xác định là giấy tờ giả;
• Cơ quan có thẩm quyền xác định không cấp giấy tờ đó;
• Chữ ký, con dấu, chức danh hoặc thẩm quyền trên giấy tờ không xác thực;
• Không phải chữ ký gốc, con dấu gốc hoặc không phù hợp với mẫu đã đăng ký;
• Giấy tờ đã bị tuyên bố vô hiệu, thu hồi hoặc hủy bỏ;
• Giấy tờ được xác định là cấp trái pháp luật;
• Giấy tờ công thuộc diện không được đưa ra nước ngoài theo quy định pháp luật Việt Nam;
• Giấy tờ điện tử không có chữ ký số hợp lệ hoặc chữ ký số không đáp ứng yêu cầu kỹ thuật theo quy định.

Vì vậy, việc “có giấy tờ” chưa có nghĩa là chắc chắn “cấp được Apostille”.

Việc kiểm tra trước khi nộp hồ sơ là rất quan trọng, đặc biệt với những hồ sơ cần sử dụng gấp ở nước ngoài.

6. Apostille có thay thế hoàn toàn hợp pháp hóa lãnh sự không?

Không phải trong mọi trường hợp.

Apostille được áp dụng khi:

1. Giấy tờ thuộc phạm vi Công ước;
2. Nước nơi sử dụng giấy tờ là quốc gia có quan hệ áp dụng Công ước với Việt Nam;
3. Giấy tờ đáp ứng các điều kiện để được cấp Apostille.

Trong trường hợp giấy tờ hoặc quốc gia sử dụng không thuộc phạm vi áp dụng, quy trình chứng nhận lãnh sự/hợp pháp hóa lãnh sự vẫn có thể được áp dụng theo quy định tương ứng.

Vì vậy, khi khách hàng cần đưa giấy tờ Việt Nam ra nước ngoài, không nên tự động mặc định rằng từ ngày 11/9/2026 tất cả giấy tờ đều chỉ cần làm Apostille.

7. Khách hàng cần kiểm tra gì trước khi làm Apostille?

Để xác định đúng thủ tục, chúng tôi khuyến nghị khách hàng cung cấp tối thiểu:

① Loại giấy tờ:
Ví dụ: bằng đại học, lý lịch tư pháp, giấy khai sinh, giấy đăng ký kết hôn, hồ sơ doanh nghiệp, hợp đồng, bản dịch công chứng...

② Nước sẽ sử dụng giấy tờ:
Mỗi quốc gia có thể có yêu cầu khác nhau.

③ Mục đích sử dụng:
Du học, định cư, kết hôn, xin việc, thành lập doanh nghiệp, giao dịch thương mại, hồ sơ visa...

④ Hình thức giấy tờ:
Bản gốc, bản sao chứng thực, bản công chứng, bản điện tử...

⑤ Yêu cầu của cơ quan tiếp nhận tại nước ngoài:
Nếu có email, hướng dẫn hồ sơ hoặc yêu cầu cụ thể, khách hàng nên cung cấp để được kiểm tra chính xác hơn.

8. Dịch vụ Apostille giấy tờ Việt Nam

Với mỗi hồ sơ, chúng tôi sẽ kiểm tra trước giấy tờ và mục đích sử dụng, sau đó tư vấn khách hàng lựa chọn đúng thủ tục.

Quy trình dịch vụ gồm:

Tiếp nhận thông tin → Kiểm tra giấy tờ → Xác định thủ tục phù hợp → Báo phí và thời gian → Chuẩn bị hồ sơ → Thực hiện thủ tục → Nhận kết quả → Bàn giao cho khách hàng.

Làm thế nào để đặt dịch vụ tư vấn, hỗ trợ thực hiện chứng nhận apostille tài liệu, giấy tờ Việt Nam của hopphaphoalanhsu.vn?

Rất đơn giản, quý vị hãy liên hệ với chúng tôi qua các kênh, tổng đài của chúng tôi luôn sẵn sàng phục vụ quý vị:

Hotline: 0966 37 35 32/ 0988 29 77 32

Email: [email protected]