Trong các hoạt động giao dịch và thủ tục hành chính, việc xác nhận tính pháp lý và xác thực của các văn bản là rất quan trọng. Các khái niệm như sao y, công chứng và chứng thực thường được sử dụng nhưng dễ gây nhầm lẫn.

Bài viết này hopphaphoalanhsu.vn sẽ giúp bạn hiểu rõ sự khác biệt giữa các khái niệm này dựa trên các quy định pháp lý hiện hành.

Sao y, công chứng và chứng thực là các khái niệm pháp lý được sử dụng để đảm bảo tính hợp pháp và minh bạch của các văn bản và giao dịch. Mỗi khái niệm có quy trình, chức năng và giá trị pháp lý riêng biệt.

1) Điểm giống nhau của sao y, công chứng và chứng thực

Dù có mục đích và quy trình khác nhau, bảng sao y, công chứng và chứng thực đều chia sẻ một số điểm giống nhau như sau:

- Mục đích pháp lý: Cả bảng sao y, công chứng và chứng thực đều nhằm mục đích xác thực và bảo vệ tính hợp pháp của các văn bản, chứng nhận tính đúng đắn, chính xác của loại giấy tờ, tài liệu cần chứng minh.

- Sự thực hiện bởi cơ quan có thẩm quyền: Đều phải được thực hiện bởi cơ quan hoặc tổ chức có thẩm quyền theo quy định của pháp luật.

- Tính chính xác và minh bạch: Tất cả đều đảm bảo tính chính xác và minh bạch của thông tin được xác nhận, từ việc kiểm tra nội dung, sao chép chính xác đến việc ký và đóng dấu xác nhận.

- Giá trị pháp lý: Cả sao y, công chứng, chứng thực đều có giá trị pháp lý như bản gốc hoặc giá trị chứng cứ trong các vụ việc pháp lý, tùy thuộc vào quy định cụ thể của pháp luật.

Dù có điểm giống nhau nhưng với từng loại văn bản, có những quy trình, chức năng và giá trị pháp lý riêng biệt nhằm đáp ứng các mục đích và yêu cầu khác nhau trong thực tế.

2) Điểm khác nhau của sao y, công chứng và chứng thực

2.1: Căn cứ pháp lý

a. Sao y: Nghị định 30/2020/NĐ-CP Nghị định 23/2015/NĐ-CP

b. Công chứng: Luật Công chứng 2014

c. Chứng thực: Nghị định 23/2015/NĐ-CP

2.2: Khái niệm

a. Sao y

Sao y bản chính hay còn gọi là chứng thực bản sao từ bản chính.

Theo khoản 2 Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP thì chứng thực bản sao từ bản chính là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính.

“Bản sao y” là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của bản gốc hoặc bản chính văn bản, được trình bày theo thể thức và kỹ thuật quy định.

Như vậy, có thể hiểu sao y là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đầy đủ, chính xác nội dung của bản gốc hoặc bản chính văn bản.

b. Công chứng

Công chứng là việc công chứng viên của một tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn bản (sau đây gọi là hợp đồng, giao dịch), tính chính xác, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội của bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt (sau đây gọi là bản dịch) mà theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng.

c. Chứng thực

Chứng thực là việc cơ quan có thẩm quyền thực hiện việc xác nhận, chứng nhận một sự việc, giấy tờ, văn bản, chữ ký cá nhân, thông tin cá nhân,..

Hoạt động chứng thực không đề cập đến nội dung, chủ yếu chú trọng về mặt hình thức có thật.

2.3: Cơ quan thực hiện

a. Sao y

Theo Nghị định 23/2015/NĐ-CP bao gồm:

- Phòng Tư pháp: Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam;cơ quan,tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận.

-Ủy ban nhân dân cấp xã: Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận.

Việc chứng thực bản sao từ bản chính không phụ thuộc vào nơi cư trú của người yêu cầu chứng thực.

b. Công chứng

Điều 44 Luật Công chứng 2014 quy định:

Việc công chứng phải được thực hiện tại trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng, trừ các trường hợp sau có thể công chứng ngoài trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng:

+ Người yêu cầu công chứng là người già yếu, không thể đi lại được;

+ Người yêu cầu công chứng đang bị tạm giữ, tạm giam, đang thi hành án phạt tù;

+ Người yêu cầu công chứng có lý do chính đáng khác không thể đến trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng.

Theo quy định tại Chương III Luật Công chứng 2014 thì tổ chức hành nghề công chứng bao gồm Phòng công chứng và Văn phòng công chứng.

c. Chứng thực

Cơ quan nhà nước như phòng tư pháp, UBND cấp xã; cơ quan đại diện ngoại giao.

Cụ thể do:

-Trưởng phòng, Phó Trưởng Phòng Tư pháp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh;

-Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn;

-Công chứng viên của Phòng công chứng, Văn phòng công chứng;

- Viên chức ngoại giao, viên chức lãnh sự của Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự và Cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài.

2.4: Trường hợp thực hiện

a. Sao y

- Cần bảo quản bản gốc

- Thực hiện các thủ tục hành chính

- Cần sử dụng văn bản trong giao dịch pháp lý

- Thực hiện các thủ tục liên quan đến học vấn, công việc

b. Công chứng

Các trường hợp cần công chứng, chứng thực theo Điều 459 Bộ luật Dân sự 2015, Điều 122 Luật Nhà ở năm 2014 và Điều 167 Luật Đất Đai năm 2013 như sau:

- Trường hợp mua bán, tặng cho, đổi, góp vốn, thế chấp nhà ở, chuyển nhượng hợp đồng mua bán nhà ở thương mại, trừ nhà ở thuộc sở hữu nhà nước, nhà tình thương, nhà tình nghĩa.

- Hợp đồng mua bán, thuê mua nhà, công trình xây dựng, hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất mà các bên là hộ gia đình, cá nhân.

- Các trường hợp mà pháp luật không quy định phải bắt buộc công chứng nhưng cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu.

c. Chứng thực

- Hợp đồng, giao dịch mà pháp luật quy định phải chứng thực.

- Hợp đồng, giao dịch mà pháp luật không quy định phải chứng thực nhưng cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu chứng thực.

2.5: Chức năng

a. Sao y

- Tạo ra bản sao chính xác từ văn bản gốc để sử dụng trong các giao dịch và thủ tục pháp lý.

- Xác nhận tính pháp lý và tính chính xác của thông tin trong văn bản gốc.

- Bảo vệ văn bản gốc bằng cách sử dụng bản sao thay vì văn bản gốc trong các tình huống có nguy cơ mất mát hoặc hỏng hóc.

b. Công chứng

-Xác nhận tính pháp lý, tính xác thực của các văn bản, hợp đồng, và các giao dịch dân sự khác.

- Bảo vệ quyền và nghĩa vụ pháp lý của các bên liên quan trong các giao dịch.

c. Chứng thực

-Xác nhận tính chính xác, tính pháp lý của các bản sao, chữ ký, và các văn bản khác.

- Bảo vệ tính chính xác của thông tin được chứng thực.

2.6: Giá trị pháp lý

a. Sao y

Bản sao y thực hiện đúng quy định của Nghị định 30/2020/NĐ-CP có giá trị pháp lý như bản chính

b. Công chứng

Văn bản công chứng có hiệu lực kể từ ngày được công chứng viên ký và đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng.

- Hợp đồng, giao dịch được công chứng có hiệu lực thi hành đối với các bên liên quan; trong trường hợp bên có nghĩa vụ không thực hiện nghĩa vụ của mình thì bên kia có quyền yêu cầu Tòa án giải quyết theo quy định của pháp luật, trừ trường hợp các bên tham gia hợp đồng, giao dịch có thỏa thuận khác.

- Hợp đồng, giao dịch được công chứng có giá trị chứng cứ; những tình tiết, sự kiện trong hợp đồng, giao dịch được công chứng không phải chứng minh, trừ trường hợp bị Tòa án tuyên bố là vô hiệu.

- Bản dịch được công chứng có giá trị sử dụng như giấy tờ, văn bản được dịch.

c. Chứng thực

Giá trị pháp lý của bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao được chứng thực từ bản chính, chữ ký được chứng thực và hợp đồng, giao dịch được chứng thực

- Bản sao được cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

- Bản sao được chứng thực từ bản chính theo quy định tại Nghị định này có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

Chữ ký được chứng thực theo quy định tại Nghị định này có giá trị chứng minh người yêu cầu chứng thực đã ký chữ ký đó, là căn cứ để xác định trách nhiệm của người ký về nội dung của giấy tờ, văn bản.

- Hợp đồng, giao dịch được chứng thực theo quy định của Nghị định này có giá trị chứng cứ chứng minh về thời gian, địa điểm các bên đã ký kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch.