Thời gian qua, Vietnam-legal.com đã thẩm định hồ sơ, tư vấn và thực hiện Hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự cho những rất nhiều khách hàng có nhu cầu mang giấy tờ, tài liệu Việt Nam đi Đức để kết hôn hoặc định cư hoặc xin visa đoàn tụ, hoặc để khai sinh cho con tại Đức.

Các giấy tờ thường làm:

1. Giấy khai sinh;
2. Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân (giấy xác nhận độc thân, giấy kết hôn, quyết định ly hôn);
3. Giấy chứng tử;
   

Yêu cầu giấy tờ Việt Nam hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự sử dụng tại Đức: Xác nhận vào bản gốc có chứng nhận lãnh sự của Cục Lãnh sự Bộ Ngoại giao Việt Nam hoặc Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh. Do vậy, tất cả các giấy tờ, tài liệu cần làm đi Đức sẽ là bản gốc (bản chính hoặc bản sao, bản trích lục từ hồ sơ gốc, có chữ ký và con dấu của cơ quan có thẩm quyền cấp văn bản) không phải là bản sao y công chứng. Chữ ký của người ký xác nhận và con dấu của cơ quan có thẩm quyền xác nhận phải được đăng ký với Bộ Ngoại Giao Việt Nam (Cục Lãnh sự hoặc Sở Ngoại vụ) đồng thời chữ ký của người ký trên văn bản phải giống hệt với chữ ký đã được đăng ký.

Thẩm quyền giải quyết:

Đại sứ quán Đức tại Hà Nội phụ trách việc hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự và thẩm tra giấy tờ có nguồn gốc từ các tỉnh, thành sau đây của Việt Nam:

Bắc Giang (trước đây là Hà Bắc), Bắc Kạn (trước đây là Bắc Thái), Bắc Ninh (trước đây là Hà Bắc), Cao Bằng, Hà Giang, Hà Nam (trước đây là Hà Nam Ninh), Hà Nội, Hà Tây (trước đây là Hà Sơn Bình), Hà Tĩnh (trước đây là Nghệ Tĩnh), Hải Dương (trước đây là Hải Hưng), Hải Phòng, Hòa Bình (trước đây là Hà Sơn Bình), Hưng Yên (trước đây là Hải Hưng), Lai Châu, Lạng Sơn, Lào Cai, Nam Định (trước đây là Hà Nam Ninh), Nghệ An (trước đây là Nghệ Tĩnh), Ninh Bình (trước đây là Hà Nam Ninh), Phú Thọ (trước đây là Vĩnh Phú), Quảng Bình, Quảng Ninh, Quảng Trị, Sơn La, Thái Bình, Thái Nguyên (trước đây là Bắc Thái), Thanh Hóa, Thừa Thiên – Huế, Tuyên Quang, Vĩnh Phúc, Yên Bái

Tổng Lãnh sự quán Đức tại Thành phố Hồ Chí Minh phụ trách việc hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự và thẩm tra giấy tờ có nguồn gốc từ các tỉnh, thành sau đây của Việt Nam:
An Giang, Bà Rịa – Vũng Tàu, Bạc Liêu, Bến Tre, Bình Định, Bình Dương, Bình Phước, Bình Thuận, Cà Mau, Cà Mau, Đà Nẵng, Đắk Lắk, Đắk Nông, Đồng Nai (tên gọi cũ: Hố Nai), Đồng Tháp, Gia Lai, Hậu Giang (Phong Dinh), Thành phố Hồ Chí Minh, Khánh Hòa, Kiên Giang, Kon Tum, Lâm Đồng, Long An, Ninh Thuận, Phú Yên, Quảng Nam, Quảng Ngãi, Sóc Trăng, Tây Ninh, Tiền Giang, Trà Vinh, Vĩnh Long.

Trường hợp đặc biệt đối với các giấy tờ đăng ký lại:

Trong trường hợp mất giấy chứng nhận bản gốc và thất lạc sổ đăng ký gốc mà có thể chứng minh được (ví dụ: do chiến tranh hoặc thiên tai) người sở hữu giấy tờ có thể xin đăng ký lại. Thông thường việc đăng ký lại được thực hiện dựa trên bản sao giấy tờ bị thất lạc, sổ hộ khẩu, chứng minh thư, hộ chiếu, thẻ đảng, lời khai của người làm chứng, v.v. do đương sự nộp.

Các giấy tờ được cấp theo thủ tục đăng ký lại trong các trường hợp trước đây có đóng dấu „Đăng ký lại“. Các giấy tờ mới hơn không còn ghi chú thích này. Tuy nhiên có thể so sánh ngày diễn ra sự kiện hộ tịch với ngày đăng ký để xác định xem một giấy tờ có được đăng ký lại hay không.

Kể từ tháng 02/2023, có thể hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ hộ tịch đăng ký lại (bản chính cũng như bản sao/bản trích lục từ sổ đăng ký).

Trong trường hợp có nghi ngờ về tính xác thực của giấy tờ, cơ quan chức năng có thể yêu cầu thẩm tra giấy tờ. Thông thường, thời gian thẩm tra kéo dài 5 tháng.

Lưu ý bổ sung đối với giấy tờ Việt Nam

Giấy khai sinh:

„Đăng ký trễ“ hoặc „Đăng ký quá hạn“:

Việc đăng ký khai sinh trễ hoặc đăng ký khai sinh quá hạn có nghĩa là trên giấy khai sinh có ghi chú đăng ký trễ hoặc đăng ký quá hạn và/hoặc việc khai sinh cho đương sự không được đăng ký trong sổ đăng ký khai sinh năm người đó sinh mà trong sổ khai sinh của một năm khác (ví dụ: năm sinh = 1984 / năm đăng ký = 1988).

„Đăng ký lại“:

Việc đăng ký lại khai sinh có nghĩa là trên giấy khai sinh có ghi chú đăng ký lại và/hoặc việc đăng ký được thực hiện muộn hơn rất nhiều so với năm sinh của đương sự (ví dụ: năm sinh = 1984 / năm đăng ký = 2009).

Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân

Kể từ ngày 01/01/2016 cơ quan chức năng Việt Nam sử dụng một mẫu giấy xác nhận thống nhất cho công dân Việt Nam sống tại Việt Nam và nước ngoài. Từ ngày 16/07/2020 có mẫu mới cho giấy xác nhận tình trạng hôn nhân. Tuy nhiên không loại trừ trường hợp vẫn có cán bộ tư pháp hộ tịch sử dụng mẫu giấy xác nhận cũ được áp dụng cho đến ngày 15/07/2020.

Thời gian xác nhận trong Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân:

• Giấy xác nhận phải khẳng định tình trạng độc thân của đương sự vào thời điểm cấp giấy hoặc vào thời điểm xuất cảnh khỏi Việt Nam.
• Trong trường hợp đương sự đã ly hôn hoặc góa vợ, góa chồng thì giấy xác nhận tình trạng hôn nhân phải xác nhận tình trạng độc thân của đương sự từ ngày ly hôn hoặc ngày mất của vợ/chồng đến ngày cấp hoặc ngày đương sự xuất cảnh khỏi Việt Nam.
• Hồ sơ xin cấp giấy xác nhận tình trạng hôn nhân cần được nộp tại Ủy ban nhân dân nơi thường trú. Trong trường hợp đương sự từng đăng ký thường trú tại nhiều nơi khác nhau thì phải chứng minh tình trạng hôn nhân trong thời gian cư trú tại các địa phương đó (trình xác nhận của Ủy ban nhân dân nơi từng đăng ký thường trú). Nếu đương sự không chứng minh được thì Ủy ban nhân dân nơi đang thường trú sẽ liên hệ với Ủy ban nhân dân nơi đương sự từng đăng ký thường trú để xác minh. Sau khi xác minh xong, Ủy ban nhân dân nơi đang thường trú cấp giấy xác nhận tình trạng hôn nhân cho đương sự. Thời gian cư trú trước đây của đương sự tại các địa phương khác không cần phải ghi trong giấy xác nhận.
• Theo thủ tục nêu trên thì Ủy ban nhân dân nơi đang thường trú/nơi thường trú cuối tại Việt Nam có thể cấp một giấy xác nhận tình trạng hôn nhân duy nhất cho toàn bộ thời gian tới ngày xác nhận, ngay cả khi đương sự trước đó từng đăng ký thường trú tại nhiều nơi khác nhau.

Thời hạn sử dụng của giấy xác nhận tình trạng hôn nhân:

• Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân có giá trị 6 tháng tính từ ngày cấp. Các giấy xác nhận đã hết hạn phải được thay thế bằng các giấy mới còn thời hạn sử dụng. Thông thường các cơ quan chức năng Việt Nam chỉ cấp giấy xác nhận tình trạng hôn nhân mới khi đương sự nộp lại bản chính của giấy cũ. Trong trường hợp cần đổi lại, đương sự có thể xin nhận lại giấy cũ tại cơ quan đề nghị thẩm tra của Đức hoặc Đại sứ quán.

Các giấy tờ hộ tịch khác:

Giấy chứng nhận kết hôn
Trong trường hợp ly hôn, giấy chứng nhận kết hôn sẽ được thu hồi, tuy nhiên việc này không được thực hiện trong tất cả các trường hợp. Vì vậy người đã ly hôn thường không thể nộp giấy chứng nhận kết hôn bản gốc.

Quyết định công nhận thuận tình ly hôn / Bản án hôn nhân gia đình

Lưu ý: Cần nộp bản án/quyết định đầy đủ, không nộp bản trích lục.

Giấy chứng tử

Quý vị chỉ có thể nộp hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự theo hẹn đặt trước.

Nguồn: https://vietnam.diplo.de/vn-vi... đây là những kinh nghiệm và tổng hợp của Vietnam-legal.com trong quá trình thực hiện hồ sơ cho khách hàng, hi vọng thông tin này hữu ích góp phần giúp quý khách hàng chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, chính xác để quá trình làm hồ sơ được thuận lợi và nhanh chóng.

Nếu quý khách có yêu cầu tư vấn về dịch vụ Hợp pháp hóa lãnh sự và chứng nhận lãnh sự, vui lòng liên hệ trực tiếp với chúng tôi qua email [email protected] và hotline 0966 37 35 32 để được hỗ trợ tốt nhất.