Tổng quan

Viên chức Lãnh sự Hoa Kỳ có thể cung cấp dịch vụ công chứng cho người mang bất kỳ quốc tịch nào theo lịch hẹn. Thông thường văn bản công chứng được sử dụng trong phạm vi lãnh thổ Hoa Kỳ, tuy cũng có một số trường hợp ngoại lệ. Nếu quý vị có nhiều tài liệu cần công chứng cùng một lúc, quý vị chỉ nên đặt một lịch hẹn. Quý vị sẽ phải đóng $50 USD tại Đại sứ quán hoặc Tổng Lãnh sự quán vào ngày hẹn, cho mỗi con dấu.

Vào ngày hẹn quý vị phải:

• Đem các giấy tờ đã điền đầy đủ, chưa ký tên để chúng tôi công chứng. Ngay cả trường hợp có các trang không cần chữ ký hoặc con dấu, quý vị vẫn phải xuất trình toàn bộ hồ sơ đầy đủ.
• Xuất trình giấy tờ tùy thân còn hiệu lực do chính phủ cấp, chẳng hạn như hộ chiếu hoặc giấy phép lái xe. Tên trên giấy tờ cần công chứng phải khớp với tên trên giấy tờ tùy thân.
• Đóng phí $ 50 USD cho mỗi con dấu.
• Quý vị đang trong tình trạng minh mẫn và hiểu rõ văn bản cần công chứng. Nhân viên lãnh sự không được phép giải thích nội dung công chứng cho quý vị.
• Nếu văn bản cần có người làm chứng, quý vị phải có trách nhiệm cung cấp người làm chứng này. Nhân viên lãnh sự không được phép làm chứng cho giấy tờ của quý vị.

Ví dụ về Các Dịch vụ Công chứng Miễn phí

DS-3053: Để công chứng Đơn DS-3053 Tuyên bố đồng ý cấp hộ chiếu Hoa Kỳ cho trẻ dưới 16 tuổi (PDF, 345K), vui lòng đọc kỹ hướng dẫn trên đơn, các đầu mục đều phải được điền đầy đủ thông tin, vui lòng đem theo bản gốc giấy tờ tùy thân (có hình chụp) do chính phủ cấp, còn hiệu lực cùng một bản sao cả hai mặt. Do Bộ Ngoại giao Hoa Kỳ yêu cầu mẫu đơn này phải được công chứng nên văn phòng Đại sứ quán, Tổng lãnh sự quán Hoa Kỳ tại Việt Nam sẽ thực hiện dịch vụ này miễn phí.

Giấy Ủy quyền (đi kèm theo hồ sơ xin cấp hộ chiếu Hoa Kỳ): Khi cả người cha và người mẹ đều không thể có mặt để nộp đơn xin hộ chiếu Hoa Kỳ cho con là trẻ vị thành niên, và người cha và người mẹ muốn chỉ định một bên thứ ba thay mặt đến nộp đơn, họ có thể ký Giấy Ủy quyền (Power of Attorney) trước mặt công chứng viên. Giấy Ủy quyền phải có đầy đủ các đề mục thông tin cụ thể; vui lòng xem biểu mẫu. Xin lưu ý kèm theo Giấy Ủy quyền phải có bản sao cả hai mặt bản chính giấy tờ tùy thân (có hình chụp) do chính phủ cấp còn hiệu lực của cả người cha và người mẹ. Do Bộ Ngoại giao Hoa Kỳ yêu cầu văn bản này phải được công chứng nên văn phòng
Đại sứ quán, Tổng lãnh sự quán Hoa Kỳ tại Việt Nam sẽ thực hiện dịch vụ này miễn phí.

Quy trình Đặt lịch hẹn

Tất cả các dịch vụ công chứng chỉ được thực hiện theo lịch hẹn. Quý vị có thể truy cập Hệ thống Đặt hẹn của Đại sứ quán và Tổng lãnh sự quán Hoa Kỳ tại Việt Nam theo đường link trực tiếp trên hệ thống website chính thức của Đại sứ quán và Tổng lãnh sự quán. Sau khi đặt hẹn thành công, vui lòng in trang xác nhận lịch hẹn để xuất trình khi vào tòa nhà vào ngày hẹn.

Nếu quý vị không thấy còn lịch trống trên Hệ thống Đặt hẹn, vui lòng thường xuyên kiểm tra hệ thống để cập nhật lịch hẹn trống. Lịch hẹn thường được mở trước khoảng hai tuần và thường xuyên được bổ sung thêm.

Phí công chứng là $ 50 USD cho mỗi con dấu. Để biết thêm thông tin, vui lòng xem Bảng phí Dịch vụ Lãnh sự Đại sứ quán và Tổng lãnh sự quán Hoa Kỳ tại Việt Nam theo đường link trực tiếp trên hệ thống website chính thức của Đại sứ quán và Tổng lãnh sự quán. Tất cả các phí dịch vụ lãnh sự có thể thanh toán bằng tiền mặt đô la Mỹ, đồng Việt Nam, hoặc bằng các loại thẻ tín dụng/ thẻ ghi nợ thanh toán bằng đô la Mỹ loại Visa, MasterCard, Discover và American Express. Đại sứ quán và Tổng lãnh sự quán Hoa Kỳ tại Việt Nam không chấp nhận thanh toán bằng ngân phiếu. Ngoài ra, Đại sứ quán và Tổng lãnh sự quán Hoa Kỳ tại Việt Nam chỉ chấp nhận những tiền giấy trong tình trạng tốt. Xin lưu ý rằng những tiền giấy bị dán, phai mờ, rách, hư hại hay có những dấu vết hoặc hoen ố sẽ không được chấp nhận.

Khi đến làm công chứng, quý vị phải mang theo hộ chiếu hoặc giấy tờ tùy thân có dán ảnh do cơ quan có thẩm quyền cấp.

Chuẩn bị cho cuộc hẹn

• Vui lòng in, sắp xếp và hoàn tất mẫu giấy tờ công chứng thích hợp trước cuộc hẹn. Đại sứ quán và Lãnh sự quán không cung cấp dịch vụ in ấn hoặc photocopy.
• Nếu không mang theo bản tuyên thệ đã điền sẵn, quý vị có thể nhận một bản tuyên thệ trống tại phòng chờ vào ngày hẹn. Việc sử dụng bản trống sẽ kéo dài thời gian làm giấy tờ của quý vị. Đại sứ quán và Lãnh sự quán có sẵn các mẫu bản tuyên thệ trống trong mục “CÁC DỊCH VỤ ĐẠI SỨ QUÁN VÀ LÃNH SỰ QUÁN CÓ THỂ CUNG CẤP” phía dưới.
• Nếu cần công chứng giấy tờ bản gốc, vui lòng mang theo cả bản gốc và một bản sao. Nếu không chuẩn bị sẵn bản sao, quý vị có thể phải đóng phí $ 1,00 cho mỗi trang được sao.

Để công chứng giấy tờ tại Phòng Lãnh sự, quý vị phải:

• Hiểu rõ văn bản của mình. Nhân viên lãnh sự không thể giải thích nội dung văn bản cho quý vị.
• Điền đầy đủ tên, địa điểm và ngày thích hợp trước khi làm công chứng (Vui lòng không ký tên; quý vị phải ký trước mặt Viên chức).
• Đem theo tất cả các trang, thông tin và văn bản kèm theo.
• Sắp xếp tất cả các trang theo thứ tự các trang cần đóng dấu công chứng phải được đánh dấu rõ ràng ngoài biên của văn bản.
• Đảm bảo tên của người ký văn bản khớp với tên trên giấy tờ tùy thân đã xuất trình (ví dụ là hộ chiếu hoặc giấy tờ tùy thân khác do cơ quan chính phủ cấp).
• Nếu quý vị ký thay mặt cho một tập đoàn, công ty Trách nhiệm Hữu hạn, v.v., quý vị phải mang theo giấy tờ chứng minh mình được ủy quyền ký thay mặt cho tổ chức (ví dụ: danh thiếp và/hoặc các điều lệ thành lập doanh nghiệp, v.v.).
• Đừng ký vào văn bản của mình cho đến khi Viên chức Lãnh sự yêu cầu.
• Nếu văn bản cần có người làm chứng bên cạnh việc công chứng, quý vị phải có trách nhiệm cung cấp người làm chứng này và bất kỳ thông tin hoặc hướng dẫn bổ sung nào. Nhân viên lãnh sự không được phép làm nhân chứng.
• Nếu văn bản cần có người làm chứng, vui lòng đảm bảo rằng mỗi người đặt cuộc hẹn riêng biệt và có mặt với giấy tờ tùy thân có dán ảnh hợp lệ do cơ quan có thẩm quyền cấp.
• Nếu quý vị không trả lời được những câu hỏi đơn giản về mục đích của văn bản hoặc cách văn bản được thực thi hoặc nếu quý vị không thể đọc hiểu ngôn ngữ của văn bản, quý vị có thể sẽ bị yêu cầu đặt lại lịch hẹn cho dịch vụ này.

Công chứng Trực tuyến Từ xa

Ngày càng có nhiều tiểu bang chấp nhận giấy tờ công chứng trực tuyến trên mạng, khiến lựa chọn này trở nên thuận tiện và hiệu quả hơn. Nếu quý vị cần công chứng giấy tờ để sử dụng tại Hoa Kỳ, quý vị nên tìm hiểu xem tiểu bang nơi quý vị sẽ nộp giấy tờ có chấp thuận hình thức công chứng trực tuyến từ xa hay không. Đại sứ quán và Lãnh sự quán Hoa Kỳ không cung cấp dịch vụ công chứng trực tuyến. Tất cả các thắc mắc về quy trình và phạm vi áp dụng hình thức công chứng trực tuyến xin vui lòng liên hệ nơi quý vị sẽ nộp giấy tờ.

Các dịch vụ Đại sứ quán và Lãnh sự quán Hoa Kỳ CÓ THỂ cung cấp:

Bản tuyên thệ

Chính phủ Việt Nam có thể yêu cầu Đại sứ quán Hoa Kỳ hoặc Tổng lãnh sự quán “chứng nhận” các văn bản được liệt kê trong mục “Các dịch vụ mà chúng tôi không thể cung cấp”. Xin lưu ý rằng Đại sứ quán và Lãnh sự quán CÓ THỂ công chứng bản tuyên thệ cho các công dân Hoa Kỳ mà có thể đáp ứng hoặc không đáp ứng yêu cầu của Việt Nam về “chứng nhận”.

Bản tuyên thệ là một tuyên thệ về các sự kiện, được thực hiện một cách tự nguyện và được xác nhận bởi lời tuyên thệ hoặc sự khẳng định của người đưa ra lời tuyên thệ đó. Xin lưu ý rằng Đại sứ quán và Lãnh sự quán không chịu trách nhiệm về tính trung thực của các tuyên bố trong bản tuyên thệ mà chỉ xác thực về danh tính của cá nhân đưa ra tuyên bố.

Để thuận tiện cho quý vị, Đại sứ quán và Lãnh sự quán Hoa Kỳ có sẵn các mẫu bản tuyên thệ. Xin vui lòng kiểm tra kỹ về việc đơn vị tiếp nhận cuối cùng có chấp nhận bản tuyên thệ hay không.

• Tuyên thệ độc thân để kết hôn ở Việt Nam
  Mẫu đơn: Đại sứ quán tại Hà Nội (PDF-163KB) | Lãnh sự quán tại TP.HCM (PDF 128KB)
• Tuyên thệ theo Lời khai
  Mẫu đơn: Đại sứ quán tại Hà Nội (PDF-10KB) | Lãnh sự quán tại TP.HCM (PDF 195KB)
• Tuyên thệ khai sinh (dành cho trường hợp mất Giấy khai sinh)
  Mẫu đơn: Lãnh sự quán tại TP.HCM (PDF 124KB)
• Tuyên thệ có kèm Giấy tờ
  Mẫu đơn: Đại sứ quán tại Hà Nội (PDF-11KB) | Lãnh sự quán tại TP.HCM (PDF 148KB)

Xác nhận chữ ký

Xác nhận chữ ký là xác nhận việc một cá nhân cụ thể đã ký vào một văn bản nhất định như chứng thư hoặc hóa đơn bán hàng. Đại sứ quán và Lãnh sự quán Hoa Kỳ chỉ có thể công chứng chữ ký của cá nhân có mặt để ký trước mặt công chứng viên. Nếu quý vị đang ký thay mặt cho một tập đoàn, công ty trách nhiệm hữu hạn, v.v., quý vị phải cung cấp bằng chứng rằng mình được ủy quyền ký thay mặt cho tổ chức đó.

Giấy ủy quyền

Giấy ủy quyền cho phép quý vị chỉ định một người thực hiện hành động pháp lý thay cho quý vị, chẳng hạn như ủy quyền cho ai đó mua hoặc bán tài sản ở Hoa Kỳ với danh nghĩa của quý vị trong khi quý vị đang ở nước ngoài. Quý vị có thể sử dụng mẫu Giấy ủy quyền trống của Đại sứ quán và Lãnh sự quán: cho Hà Nội (PDF-7KB) hoặc TP.HCM (PDF-7KB), hoặc mang theo Giấy ủy quyền đã được soạn sẵn. Nếu quý vị ký tên thay mặt cho một tập đoàn, công ty trách nhiệm hữu hạn, v.v., quý vị phải cung cấp bằng chứng rằng mình được ủy quyền ký thay mặt cho tổ chức đó. Vui lòng đảm bảo rằng quý vị hiểu đầy đủ các quyền được cấp thông qua giấy ủy quyền trước khi có mặt tại Đại sứ quán hoặc Lãnh sự quán.

Mẫu Đơn DS-3053 Tuyên bố đồng ý cấp hộ chiếu Hoa Kỳ cho trẻ vị thành niên (Không cần đóng phí)

Bản sao có chứng thực của các văn bản để sử dụng với hồ sơ xin đăng ký số An sinh xã hội, Federal Benefits Unit Manila .

Bản sao có chứng thực hộ chiếu nước ngoài để sử dụng cho các ứng dụng Mã số Người nộp thuế Cá nhân (ITIN)

• Đơn ứng dụng Mã số Nhận dạng Người nộp thuế Cá nhân (ITIN):
  Vui lòng xem trang ITIN tại trang web IRS.gov để biết thêm thông tin về ITIN và quy trình gia hạn cho số ITIN đã hết hạn.

Các dịch vụ Đại sứ quán và Lãnh sự quán Hoa Kỳ KHÔNG THỂ cung cấp:

Luật pháp Hoa Kỳ ngăn cản việc cung cấp các dịch vụ công chứng trong một số trường hợp nhất định. Viên chức không thể cung cấp các dịch vụ công chứng liên quan đến một số trường hợp sau:

• Chứng thực, chứng nhận hoặc chứng thực bản sao của các giấy tờ công được cấp tại Hoa Kỳ như giấy khai sinh, cư trú, kết hôn, ly hôn và chứng tử; hồ sơ thương mại; bằng lái xe; bằng cấp khác. Các văn bản này phải được chứng thực tại Hoa Kỳ để sử dụng ở nước ngoài. Để biết thêm chi tiết, vui lòng truy cập trang Notarial and Authentication Services hoặc Office of Authentication thuộc Bộ Ngoại giao Hoa Kỳ hoặc gọi số +1 202-485-8000. Vui lòng truy cập trang web National Center for Health Statistics, vào mục Where to Write for Vital Records để biết thông tin cụ thể về thủ tục yêu cầu bản sao của các giấy tờ công của mỗi tiểu bang.
• Chứng chỉ học tập, bảng điểm hoặc bằng cấp: Liên hệ với cơ sở giáo dục đã cấp các văn bằng này. Để biết thêm thông tin, hãy truy cập trang Authentication of American Academic Credentials for Use Abroad của Bộ Ngoại giao Hoa Kỳ .
• Chứng thực bản sao của các giấy tờ không phải của Hoa Kỳ, như giấy khai sinh Việt Nam
• Apostilles của Hoa Kỳ: Quý vị có thể tìm thấy thông tin về Apostilles trên trang web Judicial Assistance – Notarial and Authentication (Apostille) của Bộ Ngoại giao Hoa Kỳ.
• Bảo đảm Chữ ký/ Chữ ký Huy chương: Bảo đảm Chữ ký hay Bảo đảm Chữ ký Huy chương không phải là một dịch vụ công chứng, mà là một thủ tục đặc biệt liên quan đến chứng khoán, chỉ có thể được thực hiện bởi đại diện được ủy quyền của một tổ chức tài chính tham gia vào chương trình Huy Chương được Ủy ban Chứng khoán và Sàn giao dịch Hoa Kỳ (SEC) chấp thuận .
• Các tuyên bố vượt quá tầm hiểu biết của Viên chức Lãnh sự: Ví dụ: tuyên bố rằng văn bản đáp ứng một yêu cầu pháp lý cụ thể, rằng một người là vợ/chồng của người khác hoặc một cá nhân là nhân viên của một doanh nghiệp hoặc tập đoàn nhất định.

Từ chối Dịch vụ Công chứng

Xin lưu ý rằng viên chức lãnh sự có thể từ chối bất kỳ dịch vụ công chứng nào nếu như:

• Văn bản sẽ được sử dụng trong các giao dịch có thể bị cấm bởi luật pháp Hoa Kỳ, hiệp ước hoặc luật pháp nước ngoài.
• Nước sở tại không cho phép thực hiện dịch vụ.
• Văn bản bỏ trống hoặc không điền đầy đủ.
• Viên chức tin rằng văn bản đó là đáng ngờ, có khả năng bất hợp pháp hoặc gây hại đến lợi ích tốt nhất của Hoa Kỳ.
• Viên chức không hiểu văn bản vì lý do ngôn ngữ hoặc bất kỳ lý do nào khác.
• Viên chức tin rằng đương đơn không hiểu tài liệu hoặc có hành động bị cưỡng ép ký tên.
• Viên chức cung cấp dịch vụ công chứng có quyền lợi không hợp lệ.
• Viên chức tin rằng người làm dịch vụ đã xuất trình bằng chứng nhận dạng không hợp lệ, không đầy đủ hoặc không trình đủ bằng chứng giấy tờ tùy thân, hoặc bằng chứng về chức danh hoặc chức vụ trong công ty là thiếu hoặc không đầy đủ.

Yêu cầu Cuộc hẹn Khẩn cấp

Để yêu cầu lịch hẹn khẩn cấp, trước tiên quý vị phải đặt một cuộc hẹn trực tuyến. Sau khi đã đặt hẹn thành công, vui lòng truy cập Đơn yêu cầu của Đại sứ quán và Lãnh sự quán Hoa Kỳ để gửi yêu cầu xin lịch hẹn khẩn. Vui lòng cung cấp các thông tin sau:

1) Lý do tại sao trường hợp của quý vị là trường hợp vô cùng khẩn cấp và quý vị cần xin lịch hẹn sớm hơn,

2) Ngày giờ cuộc hẹn mà quý vị đã đặt lịch và ngày giờ cuộc hẹn mà quý vị muốn nếu yêu cầu xin lịch hẹn khẩn được chấp thuận, và

3) Bằng chứng thể hiện việc có lịch hẹn sớm hơn sẽ giúp quý vị giải quyết tình huống khẩn cấp của mình.

Nếu không cung cấp đủ TẤT CẢ các thông tin trên, văn phòng Đại sứ quán và Lãnh sự quán Hoa Kỳ sẽ không xem xét yêu cầu của quý vị. Xin lưu ý, để đảm bảo công bằng cho tất cả đương đơn, văn phòng Đại sứ quán và Lãnh sự quán sẽ chỉ xem xét yêu cầu xin hẹn khẩn nếu quý vị thực sự có nhu cầu gấp hoặc trong trường hợp vô cùng khẩn cấp như tình huống gây nguy hiểm đến sức khỏe của một người. Cũng xin lưu ý rằng mặc dù Đại sứ quán và Lãnh sự quán hiểu rõ tầm quan trọng của dịch vụ công chứng, Đại sứ quán và Lãnh sự quán thường không thể cung cấp các cuộc hẹn công chứng vào những thời điểm khi hoàn cảnh cấp bách chỉ cho phép Đại sứ quán và Lãnh sự quán cung cấp các dịch vụ công hạn chế.

Liên hệ với Đại sứ quán và Lãnh sự quán Hoa Kỳ tại Việt Nam

Đại sứ quán Hoa Kỳ tại Hà Nội
Bộ phận Lãnh sự,
Tòa nhà Vườn Hồng (Rose Garden)
Lầu 2, 170 Ngọc Khánh
Hà Nội, Việt Nam
Địa chỉ gửi thư:
Bộ phận Lãnh sự
Đại sứ quán Hoa Kỳ tại Hà Nội
Số 7 Láng Hạ, Hà Nội, Việt Nam

Lãnh sự quán Hoa Kỳ tại TP.HCM
Số 4 Lê Duẩn, Quận 1
TP.HCM, Việt Nam

Nguồn dữ liệu: Trích từ website chính thức của Đại sứ quán và Tổng Lãnh sự quán Hoa Kỳ tại Việt Nam: https://tinyurl.com/ycy8wujj